Die Beschaffung wird gemeinhin als taktische, prozessorientierte Funktion definiert, in der nicht viele strategische Entscheidungen getroffen werden. Traditionell wird das Beschaffungswesen als eine Abteilung beschrieben, die Aufzeichnungen führt, die sicherstellt, dass das Unternehmen die Industrienormen einhält, und die es ermöglicht, das Unternehmen zu überprüfen. Die Beschaffung kann in zwei Kategorien unterteilt werden: die indirekte Beschaffung und die direkte Beschaffung.
In diesem Blogbeitrag wird versucht, die indirekte Beschaffung zu entmystifizieren und zu erklären, wie sich indirekte und direkte Beschaffung unterscheiden und welche Auswirkungen sie auf den Gewinn Ihres Unternehmens haben. Außerdem gehen wir auf die Herausforderungen ein, denen Unternehmen bei der Verwaltung der indirekten Beschaffung gegenüberstehen.
Worauf Sie sich freuen können:
- Die Bedeutung der Beschaffung als Geschäftsprozess
- Direkte und indirekte Beschaffung mit Beispielen
- Ist die indirekte Beschaffung genauso wertvoll wie die direkte Beschaffung?
- Der Einfluss der Beschaffung auf Unternehmen
- Herausforderungen bei der indirekten Beschaffung
Wie man die indirekte Beschaffung verwaltet
Definition der indirekten Beschaffung
Unter indirekter Beschaffung versteht man den Prozess der Beschaffung von Ressourcen, die den Fortbestand des Unternehmens unterstützen.
Beispiel für indirekte Beschaffung
Ein Unternehmen, das Smartphone-Apps entwickelt, benötigt nur wenige Ressourcen für die direkte Beschaffung, kann aber dennoch Ressourcen für die indirekte Beschaffung wie Büromaterial, Software, Systeme usw. benötigen
Definition der direkten Beschaffung:
Die direkte Beschaffung ist ein Prozess zur Beschaffung von Ressourcen, die in die Herstellung des eigentlichen Produkts oder der Dienstleistung des Unternehmens einfließen.
Für ein Unternehmen, das Smartphones herstellt, würde die direkte Beschaffung bedeuten, dass es die Ressourcen wie Chips, Prozessoren, Bildschirme usw. erwirbt, die direkt mit dem Angebot des Unternehmens zusammenhängen.
In einem produktbasierten Unternehmen ergänzen sich direkte und indirekte Beschaffung und schaffen ein Gleichgewicht für das reibungslose Funktionieren des Betriebs.
Bei einem Dienstleistungsunternehmen spielt die indirekte Beschaffung im Vergleich zur direkten Beschaffung eine größere Rolle
Indirekte Beschaffung – Auswirkungen auf das Geschäft
Indirekte Beschaffung erfordert Ausgaben auf Einzelfallbasis. Die indirekte Beschaffung trägt zum reibungslosen Funktionieren des Unternehmens bei und wird dezentralisiert. Sie ist weniger sichtbar und der Anteil der Investitionen an den Ressourcen ist verhältnismäßig gering. Wenn jedoch die indirekten Ausgaben nicht angemessen verwaltet werden, kann sich dies negativ auf das Endergebnis auswirken.
Vergleicht man die indirekte Beschaffung mit der direkten Beschaffung, so erfordert letztere Ausgaben im Voraus. Die direkte Beschaffung hilft dem Unternehmen, Einnahmen zu generieren, das Kundenerlebnis zu gestalten und hat die Macht, den Ruf des Unternehmens zu verbessern oder zu schädigen, und ist zentralisiert. Sie erhält mehr Sichtbarkeit und einen größeren Anteil an Investitionen in Bezug auf Ressourcen.
Ist die indirekte Beschaffung genauso wertvoll wie die direkte Beschaffung?
Einige Fachleute betrachten Ausgaben als Ausgaben, unabhängig davon, ob sie aus der direkten oder der indirekten Beschaffung stammen, während andere behaupten, dass die direkte Beschaffung wertvoller ist als die indirekte Beschaffung. Sie begründen dies damit, dass die Ausgaben für die indirekte Beschaffung ohne ein erfolgreiches Produkt/eine erfolgreiche Dienstleistung keinen Nutzen haben.
Sollten Sie also die indirekte Beschaffung als ebenso wertvoll ansehen wie die direkte Beschaffung?
Es muss ein gewisses Gleichgewicht zwischen direkter und indirekter Beschaffung bestehen. Alle Unternehmen verfügen über ein gewisses Maß an indirekter Beschaffung – unabhängig davon, ob sie auf Dienstleistungen oder Produkten basiert.
Wenn die direkte Beschaffung ein Auto ist, ist die indirekte Beschaffung der Treibstoff, der das Auto am Laufen hält. Um also die Frage zu beantworten: Sowohl die direkte als auch die indirekte Beschaffung ergänzen sich gegenseitig. Keine der beiden Arten der Beschaffung ist mehr optional.
Indirekte Beschaffung – die größten Herausforderungen
Nachdem der Unterschied zwischen den beiden Beschaffungsarten nun klar ist, wollen wir uns ansehen, warum Unternehmen ihre Prioritäten nicht auf die indirekte Beschaffung richten.
Die indirekte Beschaffung ist eine komplexe Funktion, die mit einer Vielzahl von Herausforderungen verbunden ist. Eine Studie von NelsonHall ergab, dass 80 % der befragten Unternehmen der Ansicht sind, dass die indirekte Beschaffung die Erwartungen nicht erfüllt. Aber warum? Wir müssen die Hindernisse untersuchen, die dieser Funktion im Wege stehen:
1) Große Anzahl von Beteiligten und Warengruppen
Da die indirekte Beschaffung für das tägliche Funktionieren der internen Stakeholder zuständig ist, wird sie oft dezentral an die verschiedenen Abteilungen verteilt – die Personalabteilung ist für die Einstellung und Schulung zuständig, das Marketing für die Auftragsvergabe an Werbeagenturen usw. Dies führt dazu, dass viele interne Gruppen involviert sind, die eine Vielzahl von Gütern in zahlreichen Kategorien beschaffen.
2) Sporadische Einkäufe, unkonventionelle Ausgaben und mangelnde Transparenz der Lieferantenleistung
In Anbetracht der großen Zahl der beteiligten Akteure und Kategorien, des Fehlens spezieller Beschaffungsteams und vorgeschriebener Ausgabenrichtlinien ist das sporadische Einkaufsverhalten der verschiedenen Geschäftsbereiche weit verbreitet. Dies ist der Nährboden für komplexe Lieferantenbeziehungen, die keinen Mehrwert für das Unternehmen bringen, sowie für unüberlegte Ausgaben. Dies erschwert auch den Einblick in die Leistung der Lieferanten und erhöht die damit verbundenen Risiken. Folglich ergab der Pulse of Procurement 2018 von Zycus, dass die mangelnde Transparenz der Lieferantenleistung einer der Hauptprobleme für Beschaffungsexperten ist.
3) Mangelnde Sichtbarkeit der Ausgabendaten und verpasste Einsparmöglichkeiten
Nachdem wir einen Einblick in die schiere Komplexität bekommen haben, ist die mangelnde Transparenz der indirekten Ausgabendaten das nächste offensichtliche Hindernis. Da dies auf die zahlreichen Kategorien zurückzuführen ist, unter denen Ausgabendaten klassifiziert werden müssen, können wir uns die Folgen vorstellen – es hindert die Beschaffungsteams und das Unternehmen daran, Kosteneinsparungen bei der indirekten Beschaffung zu ermitteln und zu erhöhen. Wie sollen wir etwas kontrollieren, das wir kaum identifizieren können?
Hinzu kommt, dass bei der direkten Beschaffung die Transaktionen in der Regel einen hohen finanziellen Wert haben. Die Beschaffungsteams verfügen über starke Beziehungen zu den Lieferanten, die es ihnen ermöglichen, höhere Rabatte auszuhandeln, und sind daher in der Lage, erhebliche Einsparmöglichkeiten zu erkennen. Bei der indirekten Beschaffung ist dies nicht der Fall, da das Transaktionsvolumen groß und uneinheitlich ist und eine große Anzahl von Akteuren involviert ist, während der monetäre Wert gering ist.
Vor diesem Hintergrund ergab der Pulse of Procurement 2018, dass 54 % der globalen Beschaffungsleiter Kosteneinsparungen als einen der wichtigsten Bereiche betrachten.
4) Mangel an Fachwissen
Um die Komplexität der indirekten Beschaffung zu bewältigen, benötigen Unternehmen qualifiziertes Personal, das über Fachwissen in Bereichen wie Kategorie- und Änderungsmanagement, Vertragsabschluss, Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und Datenanalyse verfügt. In der Mehrzahl der Unternehmen fehlt es an Personen, die in der indirekten Beschaffung tätig sind und über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um indirekte Beschaffungsprozesse effektiv zu verwalten. Der Pulse of Procurement 2018 hat auch gezeigt, dass der Mangel an qualifizierten/talentierten Beschaffungsmitarbeitern einer der größten Schmerzpunkte 2018 ist.
Nun, das ist kein schönes Bild.
Doch gerade in den Herausforderungen liegt das wahre Potenzial. Eine Studie von EY über die Optimierung der indirekten Beschaffung” ergab, dass Unternehmen durch die Optimierung der indirekten Beschaffungsprozesse Einsparungen von bis zu 25 % erzielen können. Im aktuellen globalen Szenario, in dem der Wettbewerb hart ist und die Inflation steigt, müssen Unternehmen sparen, wo immer sie können, um sich über Wasser zu halten.
Management der indirekten Beschaffung – Übernahme von Best Practices als Weg in die Zukunft
Damit Sie die Herausforderungen meistern und Chancen nutzen können, hat Zycus in seinem Whitepaper “Mastering Indirect Spend – Five Keys to Success” Wege zur Optimierung und Verwaltung der indirekten Beschaffung aufgezeigt:
1) Einführung von Instrumenten zur Identifizierung und Kategorisierung von Ausgaben
Die Achillesferse des indirekten Beschaffungswesens ist die große Zahl nicht klassifizierter, willkürlicher Ausgabenkategorien, die nur schwer zu verfolgen sind. Wenn dann noch eine Vielzahl von Akteuren hinzukommt, die über das gesamte Unternehmen verstreut sind und keine Messsysteme und Beschaffungsmandate haben, wird es noch schlimmer. Daher ist die Notwendigkeit, ein ganzheitliches Ausgabentool zu implementieren, um die Ausgabenkategorien zu verfolgen, zu identifizieren und zu kategorisieren, unbestreitbar.
Es ist wichtig zu wissen, dass Category Manager, die mit direkten Materialien arbeiten, in der Regel sowohl für den Prozess als auch für die Ausgaben verantwortlich sind; indirekte Category Manager führen den Beschaffungsprozess einfach aus, ohne für den Prozess und die Ausgaben verantwortlich zu sein. Damit sie Best Practices umsetzen können, ist es wichtig, dass sie über Führungsqualitäten verfügen und diese nutzen, um Kosten, Zeitplan und Interessengruppen zu beeinflussen. Ein integriertes und gut strukturiertes Ausgabentool wird dies zusätzlich unterstützen.
2) Aufbau funktionsübergreifender Teams
Sobald Sie über ein Ausgabentool für eine effektive Kategorisierung verfügen, ist es auch wichtig, funktions- oder geschäftsbereichsübergreifende Teams einzurichten. Ein funktionsübergreifendes Team, in dem alle Geschäftsbereiche eines Unternehmens vertreten sind, wird die Vision und den Auftrag des Beschaffungsprozesses umreißen, die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für jeden Bereich festlegen, alle Bedürfnisse und Anforderungen der Interessengruppen ermitteln und deren Abstimmung sicherstellen. Auf diese Weise können die Beschaffungsteams die verschiedenen indirekten Ausgabenkategorien effektiv verwalten und Doppelarbeit und -kosten vermeiden.
3) Bauen Sie ein Beschaffungsteam auf, das die Befürchtungen der Stakeholder minimiert
Wir wissen, dass die Geschäftsbereiche die Beschaffungsteams in vielen Szenarien als Kontrollinstanz betrachten, die die Einhaltung des Beschaffungsprozesses, ethischer Standards usw. vorschreibt, was lediglich zu Verzögerungen und unnötiger Bürokratie im Unternehmen führt. Die Beteiligten befürchten, dass die strikte Befolgung der Beschaffungsrichtlinien die Beziehungen zu ihren Lieferanten beeinträchtigen könnte. Sie würden es vorziehen, mit den Lieferanten zu ihren eigenen Bedingungen zu verhandeln, anstatt sich an Ausschreibungen oder Auktionen zu beteiligen.
Das macht die Verwaltung der indirekten Beschaffung und die Erzielung von Kostensenkungen in diesem Bereich ziemlich schwierig.
Daher ist es wichtig, ein gutes Beschaffungsteam aufzubauen, das nicht nur die Beschaffungsprozesse umreißt, sondern auch die geschäftlichen Anforderungen der Beteiligten versteht. Die Verringerung des Unbehagens der Stakeholder wird sie dazu motivieren, Best Practices zu übernehmen, die zur Optimierung der Beschaffung von indirekten Materialien beitragen. Außerdem ist es hilfreich, wenn die Beschaffungsteams eng mit den funktionsübergreifenden Teams zusammenarbeiten, um eine vollständige Optimierung der indirekten Beschaffungsprozesse sicherzustellen
4) Definieren Sie Einsparungen im Voraus, um zu verhindern, dass sie sich in Luft auflösen
Es ist häufig zu beobachten, dass aufgrund des Fehlens einer vordefinierten Einspardisposition trotz der erzielten Einsparungen im indirekten Beschaffungsprozess diese in den Gewinn- und Verlustrechnungen der Unternehmen nicht sichtbar sind. Um es deutlich zu sagen: Wenn das Beschaffungsteam 1.000 Dollar im Verwaltungsbudget einspart, wird das Verwaltungsteam diese 1.000 Dollar für mehr Büromaterial für alle Geschäftsbereiche ausgeben, da sie immer noch in ihrem Budget sind. Um zu verhindern, dass die Einsparungen verpuffen, müssen alle Beteiligten vor dem indirekten Beschaffungsprozess definieren und festlegen, was mit den erzielten Einsparungen geschieht.
5) Entwerfen Sie eine Governance-Struktur, die den Erfolg garantiert
Die Unterstützung durch die Führungsebene ist der Grundstein für ein effizientes Management des indirekten Beschaffungsprozesses, wie überhaupt für jeden Prozess in einem Unternehmen. Ohne sie ist es schwierig, den vom Unternehmen angestrebten Nutzen zu erzielen, selbst wenn Optimierungsstrategien vorhanden sind. Eine gut strukturierte Governance-Struktur muss immer vorhanden sein, um Strategien, Ziele und Budgets für die Geschäftsbereiche festzulegen und zu genehmigen, zu entscheiden, was mit den erzielten Einsparungen geschehen soll, Projekte zu bewerten und entsprechende Hindernisse zu beseitigen. Man kann sich vorstellen, dass ohne die Unterstützung der obersten Führungsebene die Beteiligten die Priorität und die Beteiligung an der Umsetzung der besten Praktiken verlieren und sich einfach an das halten, was sie für das Beste halten.
Wenn Sie noch mehr über das Management der indirekten Beschaffung erfahren möchten, besuchen Sie das On-Demand-Webinar von Zycus mit Bill Michels, CEO, Aripart Consulting
Kurz und bündig
Zusammenfassend ist es wichtig zu verstehen, was die indirekte Beschaffung von der direkten Beschaffung unterscheidet – es zeigt uns, warum es an der Zeit ist, die Ressourcen von Unternehmen in die Identifizierung der Herausforderungen und die Einführung von Best Practices zu investieren, um das Phänomen der indirekten Beschaffung zu managen. Es kann nicht ignoriert werden, vor allem wenn man im aktuellen globalen und lokalen Szenario wettbewerbsfähig sein will. Es versteht sich von selbst, dass sich die Unternehmen weiterhin auf ihre direkten Beschaffungsprozesse konzentrieren und deren Optimierung vorantreiben müssen. Das Gebot der Stunde ist es, auch die indirekte Beschaffung auf den Weg zu bringen.
Nahrung zum Nachdenken
Stellen Sie nach der Lektüre dieses Artikels die Dichotomie der Beschaffung in Frage? Fragen Sie sich, ob es immer noch sinnvoll ist, Beschaffungsprozesse so zu differenzieren, wie wir es seit jeher getan haben? Schließlich war diese Zweiteilung für Fertigungsunternehmen, in denen es eine klare Trennung zwischen direkter und indirekter Beschaffung gab, richtig und relevant. Aber ist es in der heutigen Zeit, in der die meisten Volkswirtschaften dienstleistungsorientiert sind und die Grenzen verschwimmen, noch sinnvoll oder sogar vorteilhaft für Unternehmen, die Beschaffung so zu betrachten und auszuführen, wie wir es bisher getan haben?
Teilen Sie uns Ihre Meinung in den unten stehenden Kommentaren mit.
– Geschrieben von Jijnyasa Patowary & Viral Doshi